Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные лица — это сотрудники организации, получающие авансом денежную наличность из кассы предприятия под отчет, выполняя поручение руководителя. Денежные средства выдаются подотчетным лицам для приобретения материалов, запасных частей, товаров канцелярии, оплаты почтовых расходов, оплаты транспортного средства, на покупку топлива, оплату услуг по ремонту оргтехники, на командировочные расходы, представительские расходы.

Подотчетные авансы выдаются только тем сотрудникам, которые внесены в приказ руководителя. Также в данном приказе устанавливаются не только ответственные в получении лица, но и сроки, а также цели выдачи денежных средств. Например, одни работники, следуя приказу, могут приобретать ГСМ и материалы, другие несут ответственность за хозяйственные расходы.Подотчетное лицо может получить наличность под отчет только после полного отчета по предыдущему авансу. Передавать полученную подотчетным лицом денежную сумму другим лицам запрещается. Он обязан представить отчет о потраченной сумме в бухгалтерию не позже 3-х рабочих дней после указанного в приказе срока.

В форме авансового отчета работник перечисляет все документы, подтверждающие расходы денежных средств. Это могут быть квитанции, товарно-кассовые чеки, командировочные удостоверения, транспортные документы. Эти документы нумеруются и прилагаются к авансовому отчету.

Бухгалтеру нужно знать, как работать с авансовыми отчетами, какие проводки делать, что отправлять под налогообложение. Можно купить онлайн курсы и обучиться самостоятельно всем хитростям работы с авансовыми отчетами, а можно попросить об этом более опытного коллегу!

Бухгалтером проверяются подтверждающие документы о расходовании наличности, правильность оформления отчета и указанные суммы. После проверки отчет подписывается руководителем и принимается к бухгалтерскому учету. Остаток неиспользованных денежных средств сдается в кассу по приходному кассовому ордеру. Излишне потраченная сумма возвращается подотчетнику по расходному кассовому ордеру.